In diesem Artikel beleuchtet der Autor Konrad Schaefer (VTU Group) den kritischen Moment in vielen Großprojekten: den Übergang von der Investitionsphase in den Routinebetrieb. Er beschreibt die Erfolgsfaktoren und wie eine vorausschauende Planung sowieumfassende Einbindung aller Beteiligten dazu beitragen, die Effizienz und Rentabilität von Projekten langfristig zu sichern.
Investitionsprojekte sind immer von drei wesentlichen Faktoren bestimmt: Kosten, Zeitplan und Um-fang. Im Verlauf eines Projekts sind häufig Anpassungen erforderlich, um den Erfolg zu erreichen, ohne die grundlegenden Rentabilitätsüberlegungen zu gefährden. Nach Fertigstellung der neuen oder modernisierten Anlage erfolgt die Übergabe vom Projektteam an den Betrieb, sodass die Produktion beginnen kann.
Doch verläuft dieser Übergang tatsächlich ohne Probleme? In der Praxis kommt es an dieser Schnittstelle meiner Erfahrung nach oft zu signifikanten Reibungsverlusten, die die geplante Rentabilität beeinträchtigen. Diese Schwierigkeiten mögen auf den ersten Blick trivial erscheinen, verursachen jedoch signifikante Kosten und Frustrationen. Typische Probleme sind offene Restarbeiten, fehlende oder unvollständige Qualifizierungen und unkoordinierte Anpassungen im Projektumfang.
Richtig vorbereiten
Oft sind logistische und produktionstechnische Abläufe unzureichend vorbereitet, Dokumentationen müssen erstellt, das Bedienpersonal geschult und Prozesse etabliert werden. Selten gelingt es einem Unternehmen, die notwendigen Personalkapazitäten frühzeitig bereitzustellen, um damit den Übergang von der Investitionsphase in den Routinebetrieb umfassend zu planen und zu organisieren.
Die mangelnde Verfügbarkeit von Personal kann zu Verzögerungen und Ineffizienzen führen, welche die Gesamtwirtschaftlichkeit des Projekts beeinträchtigen. Es erfordert eine sorgfältige und vorausschauende Planung, um sicherzustellen, dass alle Ressourcen rechtzeitig und effizient eingesetzt werden. Nur so können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie sich zu größeren Hindernissen entwickeln.
Keine Zeit zum Lesen? HIER sind die Kernaussagen des Artikels!
- Unterschätzte Risiken: Der Übergang von der Investition zur Routineoperation birgt oft übersehene Gefahren, die die Rentabilität und somt die Erfolgsfaktoren beeinträchtigen können.
- Frühzeitige Einbindung: Erfolgreiche Übergangsphasen erfordern die frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder.
- Vorausschauende Planung: Sorgfältige Planung minimiert Reibungsverluste und sichert den langfristigen Projekterfolg.
- Maximierte Effizienz: Strukturiertes Vorgehen und kontinuierliche Optimierung stärken die Wettbewerbsfähigkeit der Anlage.
Übergangsprozess: ein der Erfolgsfaktoren
Große Investitionsprojekte werden in der Regel von spezialisierten Teams aus dem Anlagenplanungsbereich durchgeführt, die oft wenig bis gar nicht mit dem später verantwortlichen Personal kommunizieren. Unterschiedliche Zielsetzungen und Kennzahlen spielen ebenfalls eine Rolle: Die Bewertung der Investitionsabwicklung berücksichtigt oft nicht den späteren Betriebserfolg.
Wichtige Parameter wie realer Ausstoß, Fehlerrate oder Instandhaltungsaufwand sind zwar grundlegend für Rentabilitätsberechnungen, werden aber selten in den Zielgrößen der Projektingenieure einkalkuliert, da diese erst lange nach dem formalen Projektabschluss gemessen werden können.
Der kritische Punkt ist die Definition von „fertig“. Der Abschluss eines Projekts erfolgt oft zügig nach der Funktionsprüfung (Operational Qualification, OQ), welche jedoch nicht die tatsächliche Leistungsüberprüfung (Performance Qualification, PQ) umfasst. Viele Produktionsaspekte, die nicht in den Umfang eines Investitionsprojekts fallen, sind für die „Total Cost of Ownership“ dennoch relevant.
Dazu gehören der Aufbau und das Training des Betriebspersonals, die Etablierung der Logistik und das Aufsetzen analytischer Methoden. Auch der „Feinschliff“ des Prozesses selbst mit der Optimierung von Abläufen und Mensch-Maschine-Interaktionen ist eine Voraussetzung zur Erreichung der Zielwerte der Routineproduktion.
Schlüssel zum Erfolg
Selbst wenn dafür keine technischen Nachbesserungen erforderlich sind und das Ingenieurteam nicht mehr benötigt wird, stehen dem Produktionsteam große Herausforderungen bevor. Diese müssen meist zusätzlich zum Tagesgeschäft bewältigt werden.
Eine frühzeitige Planung ermöglicht es, schneller und reibungsloser auf die Nennkapazität und Zielqualität hochzufahren und in einen Feinoptimierungsmodus zu gelangen. Je nach Situation können bereits vor der technischen Realisierung umfangreiche Vorbereitungen getroffen werden, um eine strukturierte, effektive und effiziente Inbetriebnahme zu ermöglichen.
Diese Maßnahmen stellen in ihrer Gesamtheit ein eigenes Projekt dar, das eine Projektleitung benötigt, um die einzelnen Komponenten zu überwachen und zu steuern. Diese Planung wird praktisch nie in den Gesamtkosten berücksichtigt und muss daher meist aus Betriebsbudgets gedeckt werden.
Alle Beteiligten einbinden
Die frühzeitige Einbindung aller später am Prozess Beteiligten ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren. Einerseits werden dadurch Notwendigkeiten oder undokumentierte Details nicht übersehen, andererseits erfahren alle Beteiligten frühzeitig, was geplant ist. Dies ermöglicht die Korrektur falscher Erwartungen und vermeidet Enttäuschungen.
In den seltensten Fällen sind alle Schlüsselpersonen bereits ab der Planung des Investitionsprojekts involviert. Eine übergreifende Ressource ist daher erforderlich, um den Wissenstransfer sicherzustellen. Ohne diese Ressource entstehen zwangsläufig unnötige Aufwendungen und Verluste.
Ein strukturiertes Reporting auf einheitlicher Datenbasis über alle Ebenen der Operation, von der Werkbank bis zur Werksleitung, erlaubt eine effiziente Abstimmung der Erwartungshaltungen und vermeidet Mehraufwand und Reibungsverluste.
Schlussfolgerung
Ein frühzeitiger Aufwand für einen reibungslosen Übergang vom Investitionsprojekt in die Routineoperation lohnt sich. Dies gilt für Opex im Sinne von Betriebsausgaben wie auch im Sinne von „Operational Excellence“, dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Eine sorgfältige Übergangsplanung sorgt dafür, dass das Betriebspersonal optimal vorbereitet ist und Abläufe reibungslos funktionieren.
Ein neutraler, objektiver Blick hilft, diese Aufgabe effizient zu erfüllen und unnötige Kosten zu vermeiden. Ein nahtloser Wissens- und Informationstransfer zwischen Projektteam und Betriebsteam ist entscheidend; an dieser Nahtstelle können andernfalls fast unbegrenzte Kosten entstehen.
Die Investition in eine gründliche Übergangsplanung sichert somit die langfristige Leistungsfähigkeit und Rentabilität der Anlage; die vorausschauende Planung und die kontinuierliche Optimierung erlauben die Erfüllung der Erwartungshaltung an die Investition und stärken die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig.
Autor: Konrad Schaefer (©VTU)
Quelle: VTU Group (Aufmacherbild: Goldman – stock.adobe.com)
